Kommunen, die Zukunft haben wollen, müssen mit der technischen Entwicklung Schritt halten und deren Möglichkeiten nutzen. Deshalb hat die Ratsfraktion der Interessengemeinschaft (IGeHo) folgenden Antrag erarbeitet und an den Bürgermeister gerichtet mit der Bitte, ihn in die politische Diskussion zu geben:
Die Gemeinde Holdorf strebt die Einführung einer KI-gestützten Protokollierungssoftware (zum Beispiel Fireflies.ai oder Otter.ai) an, die bei den Sitzungen der politischen Gremien zum Einsatz kommen soll. Die Verwaltung wird beauftragt, Möglichkeiten hierfür zu prüfen und die Umsetzung einzuleiten. In einer Pilotphase werden Praxistauglichkeit und Nutzen evaluiert. Dazu werden Vertreter/innen einer Kommune eingeladen, die ein solches System bereits einsetzt. Ebenso wird ein Beratungsunternehmen hinzugezogen, das die Umsetzung begleitet. Die Erkenntnisse aus der Pilotphase werden dem Rat vorgestellt, der über die Implementierung eines entsprechenden Systems entscheidet.
Begründung: Durch eine Automatisierung der Protokollerstellung können Zeit- und Personalkosten reduziert und Verwaltungsprozesse modernisiert werden. Zudem wird die Verwaltung entlastet, die frei werdenden personellen Kapazitäten stehen für andere Aufgaben zur Verfügung. Dabei sind die zur Verfügung stehenden Programme schon heute in der Lage, präzise, fehlerarm und schnell Protokolle zu erstellen. Redebeiträge können nach einer kurzen Trainingsphase Personen zugeordnet werden. Transparenz und Objektivität sind sichergestellt. Papierverbrauch und der Aufwand für manuelle Nachbearbeitung werden ebenfalls minimiert. Zu erwartende Kosten von schätzungsweise bis zu 3.000 Euro pro Jahr – diese Zahl ist durch die Verwaltung in der Prüfphase zu verifizieren – werden so mehr als ausgeglichen.
Sergej Belz, der als beratendes Fraktionsmitglied den Antrag wesentlich mit erarbeitet hat, erklärt dazu: „In Zeiten des Fachkräftemangels, der kleinere Kommunalverwaltungen noch härter trifft als große, bietet die Protokollerstellung durch KI großes Entlastungspotenzial. Dadurch eröffnet sich den Mitarbeitenden der Verwaltung mehr Raum für ihr jeweiliges Kerngeschäft und für die inhaltliche Arbeit an den vielen Projekten, die in Holdorf derzeit anstehen.“ (AL)